曹妃甸职业技术学院重大活动及突发事件档案移交表单

重大活动和突发事件档案归档说明书

重大活动和突发事件档案归档目录

活动（事件）名称：               承办单位：

归档人：          接收人：            归档时间：

填表说明：“单位负责人签字”栏由承办单位领导填写“某活动（事件）材料归档齐全”并签字；如有缺失，填写缺失内容并签字。

重大活动和突发事件档案收集清单

一、重大活动档案收集清单

（一）为重大活动所发的计划、总结、方案、请示、批复、规定、通知等，邀请重要来宾的信函、请柬、回函和友好单位发来的贺信（原件）。

（二）重大活动方案、日程安排、通讯录、来宾签到簿。

（三）在重大活动中重要来宾（包括领导、专家或学者）的发言稿及其电子版。

（四）在重大活动（包括庆典活动、系列学术活动、文艺汇演、校友活动、校友访谈等）产生的PPT、录音带、录像带、光盘、电子文件、照片等电子声像类档案及其文字说明材料等。

（五）社会知名人士为重大活动所作的题词（原件）。

（六）重大活动中产生的实物档案，如代表证、出席证、志愿者服饰、制作的海报（含电子版）、宣传画册（含电子版）或宣传片（视频文件）、设计的LOGO图样、相关新闻媒体报道（实体和网络）等。

（七）活动中赠送的有保存价值的礼品、纪念品、题词等，不能归档的大件实物要拍照并附说明或登记册。

（八）在重大活动过程中产生的所有其它材料，包括：

1.为本次重大活动编辑成册的文字材料及其电子版，如史（志）、大事记、机构沿革、纪念文集、成果汇编、校友通讯录、杰出校友介绍、历届毕业合影画册等；

2.活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等；

3.相关的活动记录（含重要的座谈会）、纪要等；

4.为本次重大活动举办的展览电子版。

二、突发事件档案收集清单

（一）上级党委、政府及有关部门领导对我校突发事件工作的指示、批示等文件材料。

（二）我校向上级部门报告应对突发事件工作进展情况的请示、报告等文件材料。

（三）应对突发事件的工作计划、方案、总结等文件材料。

（四）应对突发事件工作中的动态信息、简报、大事记、新闻宣传稿等文件材料。

（五）应急值守工作记录、电话记录、处理方案等文件材料。

（六）应对突发事件工作经费拨付、使用中形成的会计核算资料及有关文件材料。

（七）应对突发事件工作有关科研成果申报、评选、推广等文件材料。

（八）应对突发事件工作先进集体、先进个人表彰的方案、通知、请示、批复、事迹、通报等文件材料。

（九）应对突发事件工作因过失受处分的集体或个人的决定、通报等文件材料。

（十）应对突发事件工作形成的有关声像文件材料(照片、录音、录像文件)、电子文件材料、实物。

（十一）应对突发事件工作有关的报纸、期刊、画册、书刊等具有查考利用价值的公开和非公开出版物以及文件材料。

（十二）突发事件发生后的重要网络舆论打印稿。

（十三）其他涉及突发事件有关的文件。

备注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档（电子文件名以文件标题命名）