曹妃甸职业技术学院 关于进一步完善学校各类档案材料的通知

各部门、各单位：

档案工作是真实记录学校发展历程，为学校工作提供参考与凭证的重要基础性工作。为进一步加强档案管理工作的标准化和规范化，确保完整系统地收集和保存学校档案，根据《曹妃甸职业技术学院档案管理办法》（院发〔2022〕22号）《曹妃甸职业技术学院档案立卷归档制度》（院发〔2022〕24号）规定，结合上半年档案收集情况，办公室（档案馆）将于11月8日（星期五）至12月13日（星期五）接收各部门（单位）补缴的各类档案材料。现将相关工作通知如下：

一、补缴范围及内容

（一）各部门（单位）于2023年度产生的但还未移交至办公室（档案馆）保管的档案材料。

（二）各部门（单位）自建校以来至2023年度产生的但还未移交至办公室（档案馆）保管的档案材料。

请各部门（单位）严格对照《曹妃甸职业技术学院档案移交情况一览表》（附件1）确定补缴年份；参考《曹妃甸职业技术学院归档范围和归档标准一览表》（附件2）确定补缴内容。

二、归档要求

根据《高等学校档案部门业务建设规范》的规定和学校实际情况，对本次归档材料作如下要求：

（一）各部门（单位）根据工作职责，负责本部门（单位）归档材料的收集、整理和移交工作。材料涉及多个部门的，由主办部门（单位）负责归档，相关部门（单位）协助提供材料。

（二）归档材料的稿本、文本必须有序排列，批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。不符合归档要求的档案材料，必须按要求整改后方可移交。

（三）归档材料必须完整、准确、系统，各部门（单位）要准备好自存和备用的档案材料。

三、档案移交

（一）各部门（单位）收集、整理档案材料完毕后可联系办公室（档案馆）办理移交，交接双方要当面检查核实，并按归档要求进行验收。

（二）归档部门（单位）移交档案材料时必须填写《曹妃甸职业技术学院档案交接目录》（附件3），档案材料必须经本部门（单位）负责人审核、分管校领导审批同意后方可移交。

（三）本次档案补缴截止时间为12月13日（星期五），待补缴完成后，办公室（档案馆）将对2017——2023年度档案收集情况进行整理汇总，并通报结果。

四、注意事项

（一）学校档案资源建设离不开各部门（单位）的支持与配合，请高度重视档案的收集、整理、移交工作，确保学校档案完整性。如需办公室（档案馆）业务指导，请及时联系档案管理人员李立娜，联系电话18932521160。

（二）此项工作纳入学校精细化考核。

附件：

1.曹妃甸职业技术学院档案移交情况一览表

2.曹妃甸职业技术学院归档范围和归档标准一览表

3.曹妃甸职业技术学院档案交接目录

办公室（档案馆）

2024年11月8日