曹妃甸职业技术学院 关于做好2024年档案材料归档工作的通知

各部门、各单位：

为做好2024年度学校各类档案材料的归档工作，确保各类档案材料及时、完整、规范地保存，集中统一管理，现将有关事宜通知如下：

1. 归档范围

2024年学校各部门、各单位产生的属归档范围的文字、图表、声像、实物、电子等不同形式的文件材料（附件1）。建校以来至2023年应归未归的补归文件材料，请分年度整理好后一并归档。未列入学校档案归档范围但对本单位、本部门工作有查考利用价值的文件材料，由各单位、各部门自行建档保管。

二、归档要求

（一）档案是学校各项活动真实的历史记录，集中反映学校的发展轨迹、文化积淀、办学特色和管理水平，是不可再生的公共资源。各部门、各单位要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的责任感，高度重视本部门、本单位的归档工作，支持并指导本部门、本单位兼职档案员切实履行职责，凡属归档范围内的各种文件材料，务必做到应归尽归。任何部门、单位和个人不得将应归档案材料据为己有或拒绝归档。

（二）归档的各类档案必须是办理完毕的，未办理完毕的暂不归档。

（三）归档材料应为原件，复印件原则上不归档。

（四）归档的文件材料必须齐全、完整、分类准确、组卷（件）合理，案卷（件）标题简明、确切，便于保管利用。

（五）归档的文件材料，必须印章清晰，纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、蓝色复写纸进行起草、修改、复写文件。

（六）会议记录、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

（七）所有归档文件材料一律拆除金属物及塑料、橡胶等物品，请勿使用订书针、大头针、胶水、装订夹条等装订，以免造成材料页面损破。

（八）归档的文件材料，纸质文件材料应与相应的电子文件同步归档，电子文件内容须与纸质版内容一致。

三、归档时间

各部门、各单位务于2025年4月18日前完成档案材料归档工作。

4. 归档程序

（一）各部门、各单位在向档案馆归档时，《档案交接目录》（附件2）须由本单位、本部门兼职档案员确认签字，主要负责人审核签字，主管校领导审批签字，并加盖公章（一式两份），连同纸质档案一并移交至档案馆。电子文件通过U盘、光盘等方式与纸质档案同步归档。

（二）档案馆对移交档案经清点无误、验收合格后，经双方确认签字盖章方为完成本单位、本部门的归档工作。凡不符合归档要求的档案，归档单位、部门须加工处理至符合要求才能移交归档。

（三）归档过程中如有疑问，请随时与档案馆沟通联系。

联系人：李立娜（18932521160）

地  址：A1-106室

各部门、各单位兼职档案员原则上由各部门内勤人员、各单位行政秘书兼任，如发生变动，请主动向档案馆报备，新任兼职档案员及时到档案馆接受培训。

附件：

1.曹妃甸职业技术学院归档范围和归档标准一览表

2.曹妃甸职业技术学院档案交接目录

                                             办公室（档案馆）

                                 2025年3月13日